Supervinkkiajansäästötehopostaus jatkuu. Ohessa loput viisi vinkkiä. Edelliset ajansäästövinkit ovat täällä.
EDC:ssä kannattaa kuljettaa vähintään laastaria, itselle sopivaa särkylääkettä ja paria hakaneulaa. Niiden ansiosta pystyt hoitamaan paperiviiltohaavat tai housunlahkeen repsahtamiset ilman että aikaa menee apteekissa juoksemiseen tai hakaneulan metsästämiseen.
Jos teet reissutyötä tai pitkää päivää, EDC:ssä voi olla myös esimerkiksi laturi, kännykän varavirtalähde ja korvatulpat. Itselläni on erikseen kaksi EDC-pakkausta, joista toisessa on lääkkeet ja hygieniatarvikkeet ja toisessa ovat digitarvikkeet kuten laturit ja adapterit.
EDC:tä pitää tietenkin tuunata omiin tarpeisiin sopivaksi. Jotkut kuljettavat mukanaan kondomia, tamponia tai terveyssidettä. Joku taas tarvitsee usein hiuslenksuja, pinnejä, kyniä tai allergialääkettä. Oma EDC-erikoisuuteni on pieni kestomuovilusikka, jolla hotkin tien päällä jugurtit ja salaatit.
EDC:n avulla pystyn usein myös auttamaan toisia. Jos kollegalla alkaa kuukautiset tai iskee migreeni, omasta EDC:stäni löytyy heille apu.
EDC tehostaa päivää, koska sen ansiosta poikkeustilanteet eivät syö aikaa. Harvoin elämä menee pilkulleen suunnitelmien mukaan, vaan yhtäkkiä pitää hoitaa hiertymä jalassa tai yllättäen työpäivä piteneekin iltaan asti. Silloin on kätevää, jos omaan EDC:hen kuuluu rakkolaastaria tai myslipatukka.
Kun siis teet kalenterimerkintöjä, älä hyväksy automaattisesti sen kestoksi tuntia. Muuten palaveri myös venyy sen mittaiseksi. Meillä ihmisillä on nimittäin taipumus käyttää koko varattu aika, joten teemme vaikka tikusta asiaa.
Sovi mieluummin vartin pikapalavereita tai vaikka kolmen vartin projektipalavereita.
Pötypuhetta. Taulukkolaskentaohjelmaa tarvitsee jokainen meistä, vaikka ei laskisi yhtään mitään.
Esimerkiksi kaikki seuraavat dokumentit kannattaa siirtää tekstinkäsittelyohjelmasta ja paperilta pilvipalvelussa olevaan taulukko-ohjelmaan:
Työpaikan tai kodin yhteiset ostoslistat. Sinne kirjoitetaan ylös, mitä pitää tuoda kaupasta. Sieltä myös poistetaan tavara, kun joku on kipaissut ostoksilla.
Projektiseuranta. Taulukkoon kirjataan se, kun asiakas on tilannut osat X, Y ja Z. Sinne myös kirjataan, kun osa X on toimitettu, osa Y on tilattu ja osa Z on loppunut maahantuojan varastosta. Tätä tietoa ei missään nimessä saa pitää omassa päässä, irtonaisilla muistilapuilla tai kännykän muistiinpanoissa.
Varustelistat. Mitä pitää olla asentajan työkalupakissa? Mitä pitää olla presentaatiokäynnillä asiakkaan luona? Mitä tarvitaan viikonloppuvaelluksella tai perheen lomamatkalla? Kaikki tämä kannattaa listata taulukkoon, josta on helppo kuitata tavara pakatuksi tai puuttuvaksi.
Tuoteideat ja kehitysvinkit. Nämäkin on hyvä kirjata taulukkoon. Voit lisätä perään toteutusaikataulun tai jakaa vinkit aihepiireittäin esimerkiksi HR:ään, talouteen, markkinointiin ja tuotekehitykseen. Muuten kaikki ideat ovat siellä täällä post-it-lapuilla, yöpöydällä, kännykän valokuvakansiossa, palaverien pöytäkirjoissa ja pahimmillaan oman muistin varassa.
Taulukko on keino säästää aikaa. Jokainen unohtunut työtehtävä, myöhästynyt toimitus tai puuttuva tavara hidastaa työpäivää ja aiheuttaa tuplatyötä. Sen vuoksi taulukko-ohjelmaa kannattaa käyttää kaikkeen listaamiseen. Taulukkolaskentaohjelma ei ole vain numeroille tarkoitettu iso laskukone.
Kun kesälomakausi lähestyy, kannattaa hyvissä ajoin sopia puolison kanssa loma-ajat. Sitten kun lomatoiveita kysytään työpaikalla, ei tarvitse ryhtyä paniikissa tekstailemaan siipan kanssa ja aloittaa koordinointihärdelliä.
Varaa joka kuukauden puolivälistä yksi päivä, jolloin tsekkaat kalenterista, mitä isoja asioita on luvassa seuraavassa kuussa. Hoida silloin kaikki tarvittavat varaukset ja valmistelut etukäteen. Tilaa autolle katsastusaika, takan hormille nuohooja ja koiralle hammaskiven poisto. Jos seuraavassa kuussa on lapsen synttärit, varaa huvipaikka tai synttärikakku ja lähetä sukulaisille kutsut. Samoin tulevan työmatkan junaliput ja hotellit kannattaa buukata saman tien, jotta saa varmasti juuri sen istumapaikan ja huoneen jonka haluaa. Tämä ennakointipäivä maksaa itsensä takaisin moneen kertaan sekä rahassa että ajassa.
Useimmat meistä käyvät säännöllisesti esimerkiksi kampaajalla, hierojalla tai vaikka työnohjaajalla. Monet tekevät silti sen virheen, että varaavat ajan vain seuraavalle kerralle muutaman viikon päähän. Tästä aiheutuu ongelmia, koska oma ja ammattilaisen kalenteri pitää sovittaa yhteen, ja säätämiseen menee aikaa. Jos siis tarvitset vakiaikoja joka tapauksessa läpi vuoden, varaa saman tien kaikki ajat kuudeksi kuukaudeksi etukäteen. On kätevää, kun kalenterista näkee sovitut ajat pitkälle eteenpäin. Tarvittaessa aikaa voi toki siirtää, jos päällekkäin tulee jokin pakollinen meno.
Näitä palveluita voit käyttää vaikkapa näin:
Teetkö reissutyötä ja haluat tietää ajosään? Voit tilata itsellesi Whatsapp-viestillä sijaintiisi perustuvat säätiedot vaikkapa aamuisin kello seitsemältä ja iltapäivällä neljältä, kun kotimatka alkaa.
Haluatko arkistoida kaikki suosikkibloggaajiesi gluteenittomat ruokareseptit? Rajapintasovelluksen avulla saat tallennettua seuraamiltasi bloggaajilta juuri ne postaukset, joissa esiintyy sana "gluteeniton". Ne ilmestyvät automaattisesti vaikkapa omaan Google Drive -kansioosi tai sähköpostiisi. Aina kun bloggaaja julkaisee gluteenittoman reseptin, sovellus lähettää linkin ja reseptin itsellesi varmaan talteen.
Haluatko jakaa tietyt Instagram-kuvasi myös Linkedinissä? Sovellusten avulla voit määritellä ne kriteerit, joiden perusteella Insta-kuvasi menee automaattisesti myös Linkkariin.
Haluatko seurata avainasiakkaittesi someviestintää? Tilaa meiliin päivittäinen yhteenveto. Sovellus koostaa siihen asiakkaiden ne somesisällöt, joissa puhutaan yrityksestäsi tai toimialastasi.
Lisäksi rajapintasovellusten maksulliset ominaisuudet ovat niin kovaa kamaa, että katson niitä sivusta suu auki ihmetellen. Sovelluksilla voi esimerkiksi automatisoida arkea niin, että robotti-imuri käynnistyy aina kun kodin ulko-ovi lukitaan tai Whatsapp-viesti tulee kännykkään aina kun huonekasvi kaipaa vettä.
Tsädäm! Kymmenen vinkkiä koossa! Jos edes yksi vinkeistä oli sinulle hyödyksi, tavoitteeni on täyttynyt. Jos et löytänyt yhtään uutta vinkkiä, pistä viestiä blogissa, niin keksitään yhdessä yhdestoista vinkki.
* * *
Katleena Kortesuo on yrittäjä, kouluttaja ja tietokirjailija, joka kirjoittaa tänä vuonna yhteensä 25 vierailijapostausta hankeblogiimme. Katleenan oma blogi on osoitteessa www.eioototta.fi.
6) Kuljeta mukanasi EDC:tä
EDC on lyhenne sanoista everyday carry. Se on siis pieni kotelo, pussukka tai rasia, jossa on tärkeitä pikkutavaroita. EDC auttaa sekä päivittäisissä rutiineissa että yllättävissä haavereissa.EDC:ssä kannattaa kuljettaa vähintään laastaria, itselle sopivaa särkylääkettä ja paria hakaneulaa. Niiden ansiosta pystyt hoitamaan paperiviiltohaavat tai housunlahkeen repsahtamiset ilman että aikaa menee apteekissa juoksemiseen tai hakaneulan metsästämiseen.
Jos teet reissutyötä tai pitkää päivää, EDC:ssä voi olla myös esimerkiksi laturi, kännykän varavirtalähde ja korvatulpat. Itselläni on erikseen kaksi EDC-pakkausta, joista toisessa on lääkkeet ja hygieniatarvikkeet ja toisessa ovat digitarvikkeet kuten laturit ja adapterit.
EDC:tä pitää tietenkin tuunata omiin tarpeisiin sopivaksi. Jotkut kuljettavat mukanaan kondomia, tamponia tai terveyssidettä. Joku taas tarvitsee usein hiuslenksuja, pinnejä, kyniä tai allergialääkettä. Oma EDC-erikoisuuteni on pieni kestomuovilusikka, jolla hotkin tien päällä jugurtit ja salaatit.
EDC:n avulla pystyn usein myös auttamaan toisia. Jos kollegalla alkaa kuukautiset tai iskee migreeni, omasta EDC:stäni löytyy heille apu.
EDC tehostaa päivää, koska sen ansiosta poikkeustilanteet eivät syö aikaa. Harvoin elämä menee pilkulleen suunnitelmien mukaan, vaan yhtäkkiä pitää hoitaa hiertymä jalassa tai yllättäen työpäivä piteneekin iltaan asti. Silloin on kätevää, jos omaan EDC:hen kuuluu rakkolaastaria tai myslipatukka.
7) Vaihda palaverien oletusmitta 30 minuuttiin
Sähköisissä kalentereissa palaverien oletusmitta on tunnin verran. Silti useimmat palaverit ovat nopeita neuvotteluja kollegan tai asiakkaan kanssa, eikä niihin oikeasti tarvita tuntia.Kun siis teet kalenterimerkintöjä, älä hyväksy automaattisesti sen kestoksi tuntia. Muuten palaveri myös venyy sen mittaiseksi. Meillä ihmisillä on nimittäin taipumus käyttää koko varattu aika, joten teemme vaikka tikusta asiaa.
Sovi mieluummin vartin pikapalavereita tai vaikka kolmen vartin projektipalavereita.
8) Käytä pilvessä olevaa taulukko-ohjelmaa listoihin
Jotkut luulevat, että taulukkolaskentaohjelmat kuten Microsoftin Excel, Applen Numbers tai Googlen Sheets ovat vain numeroita varten. Niitä muka käytetään vain budjetoinnissa tai kuluseurannassa tai tilastoinnissa.Pötypuhetta. Taulukkolaskentaohjelmaa tarvitsee jokainen meistä, vaikka ei laskisi yhtään mitään.
Esimerkiksi kaikki seuraavat dokumentit kannattaa siirtää tekstinkäsittelyohjelmasta ja paperilta pilvipalvelussa olevaan taulukko-ohjelmaan:
Työpaikan tai kodin yhteiset ostoslistat. Sinne kirjoitetaan ylös, mitä pitää tuoda kaupasta. Sieltä myös poistetaan tavara, kun joku on kipaissut ostoksilla.
Projektiseuranta. Taulukkoon kirjataan se, kun asiakas on tilannut osat X, Y ja Z. Sinne myös kirjataan, kun osa X on toimitettu, osa Y on tilattu ja osa Z on loppunut maahantuojan varastosta. Tätä tietoa ei missään nimessä saa pitää omassa päässä, irtonaisilla muistilapuilla tai kännykän muistiinpanoissa.
Varustelistat. Mitä pitää olla asentajan työkalupakissa? Mitä pitää olla presentaatiokäynnillä asiakkaan luona? Mitä tarvitaan viikonloppuvaelluksella tai perheen lomamatkalla? Kaikki tämä kannattaa listata taulukkoon, josta on helppo kuitata tavara pakatuksi tai puuttuvaksi.
Tuoteideat ja kehitysvinkit. Nämäkin on hyvä kirjata taulukkoon. Voit lisätä perään toteutusaikataulun tai jakaa vinkit aihepiireittäin esimerkiksi HR:ään, talouteen, markkinointiin ja tuotekehitykseen. Muuten kaikki ideat ovat siellä täällä post-it-lapuilla, yöpöydällä, kännykän valokuvakansiossa, palaverien pöytäkirjoissa ja pahimmillaan oman muistin varassa.
Taulukko on keino säästää aikaa. Jokainen unohtunut työtehtävä, myöhästynyt toimitus tai puuttuva tavara hidastaa työpäivää ja aiheuttaa tuplatyötä. Sen vuoksi taulukko-ohjelmaa kannattaa käyttää kaikkeen listaamiseen. Taulukkolaskentaohjelma ei ole vain numeroille tarkoitettu iso laskukone.
9) Ennakoi ja allokoi
Elämä on shakkia, ja yleensä arjen siirrot voi ennakoida. Varma tapa säästää aikaa on ajatella pari siirtoa etukäteen, jolloin ei joudu katumaan eikä tekemään asioita moneen kertaan. Tästä löytyy esimerkkejä vaikka kuinka.Kun kesälomakausi lähestyy, kannattaa hyvissä ajoin sopia puolison kanssa loma-ajat. Sitten kun lomatoiveita kysytään työpaikalla, ei tarvitse ryhtyä paniikissa tekstailemaan siipan kanssa ja aloittaa koordinointihärdelliä.
Varaa joka kuukauden puolivälistä yksi päivä, jolloin tsekkaat kalenterista, mitä isoja asioita on luvassa seuraavassa kuussa. Hoida silloin kaikki tarvittavat varaukset ja valmistelut etukäteen. Tilaa autolle katsastusaika, takan hormille nuohooja ja koiralle hammaskiven poisto. Jos seuraavassa kuussa on lapsen synttärit, varaa huvipaikka tai synttärikakku ja lähetä sukulaisille kutsut. Samoin tulevan työmatkan junaliput ja hotellit kannattaa buukata saman tien, jotta saa varmasti juuri sen istumapaikan ja huoneen jonka haluaa. Tämä ennakointipäivä maksaa itsensä takaisin moneen kertaan sekä rahassa että ajassa.
Useimmat meistä käyvät säännöllisesti esimerkiksi kampaajalla, hierojalla tai vaikka työnohjaajalla. Monet tekevät silti sen virheen, että varaavat ajan vain seuraavalle kerralle muutaman viikon päähän. Tästä aiheutuu ongelmia, koska oma ja ammattilaisen kalenteri pitää sovittaa yhteen, ja säätämiseen menee aikaa. Jos siis tarvitset vakiaikoja joka tapauksessa läpi vuoden, varaa saman tien kaikki ajat kuudeksi kuukaudeksi etukäteen. On kätevää, kun kalenterista näkee sovitut ajat pitkälle eteenpäin. Tarvittaessa aikaa voi toki siirtää, jos päällekkäin tulee jokin pakollinen meno.
10) Automatisoi viestintää ja toimintoja niin paljon kuin pystyt
Automatisointi on rakkautta. Tässä apunasi ovat helpot rajapintasovellukset, jotka auttavat sinua esimerkiksi jakamaan tiettyjä somesisältöjä, luomaan hälytyksiä ja tallentamaan tietoja. Tällaisia palveluita ovat muun muassa If This Then That, Deliver It ja Zapier. Ne kaikki ovat perustoiminnoiltaan ilmaisia, eikä sinun tarvitse maksaa niiden kalliimmista ominaisuuksista, ellet itse halua.Näitä palveluita voit käyttää vaikkapa näin:
Teetkö reissutyötä ja haluat tietää ajosään? Voit tilata itsellesi Whatsapp-viestillä sijaintiisi perustuvat säätiedot vaikkapa aamuisin kello seitsemältä ja iltapäivällä neljältä, kun kotimatka alkaa.
Haluatko arkistoida kaikki suosikkibloggaajiesi gluteenittomat ruokareseptit? Rajapintasovelluksen avulla saat tallennettua seuraamiltasi bloggaajilta juuri ne postaukset, joissa esiintyy sana "gluteeniton". Ne ilmestyvät automaattisesti vaikkapa omaan Google Drive -kansioosi tai sähköpostiisi. Aina kun bloggaaja julkaisee gluteenittoman reseptin, sovellus lähettää linkin ja reseptin itsellesi varmaan talteen.
Haluatko jakaa tietyt Instagram-kuvasi myös Linkedinissä? Sovellusten avulla voit määritellä ne kriteerit, joiden perusteella Insta-kuvasi menee automaattisesti myös Linkkariin.
Haluatko seurata avainasiakkaittesi someviestintää? Tilaa meiliin päivittäinen yhteenveto. Sovellus koostaa siihen asiakkaiden ne somesisällöt, joissa puhutaan yrityksestäsi tai toimialastasi.
Lisäksi rajapintasovellusten maksulliset ominaisuudet ovat niin kovaa kamaa, että katson niitä sivusta suu auki ihmetellen. Sovelluksilla voi esimerkiksi automatisoida arkea niin, että robotti-imuri käynnistyy aina kun kodin ulko-ovi lukitaan tai Whatsapp-viesti tulee kännykkään aina kun huonekasvi kaipaa vettä.
Tsädäm! Kymmenen vinkkiä koossa! Jos edes yksi vinkeistä oli sinulle hyödyksi, tavoitteeni on täyttynyt. Jos et löytänyt yhtään uutta vinkkiä, pistä viestiä blogissa, niin keksitään yhdessä yhdestoista vinkki.
* * *
