Kriisin aikaan organisaatioissa on kiire. Yksillä on kiire juosta myyntikäynneillä, ja toisilla on kiire toimittaa suojavarusteita tilaajille. Kolmansilla on kiire ottaa yhteyttä verottajaan ja tilitoimistoon, ja neljännet etsivät kuumeisesti uusia toimintamalleja ja bisnesmahdollisuuksia. Viidennet yrittävät käsitellä hakemustulvaa, ja kuudennet taistelevat lisääntyneiden sairauslomien ja karanteenimääräysten vuoksi.
Pahinta on, että kiireen vuoksi organisaatiot eivät ehdi kehittää työtään. Nyt ei ole aikaa järjestelmäuudistuksille eikä kehityspäiville eikä ideariihille.
Onneksi on olemassa kymmenen hyvää keinoa, joilla jokainen meistä voi tehostaa omaa ajankäyttöään ja työpäiväänsä. Näihin vinkkeihin ei tarvita organisaatiotason yhteistä päätöstä, vaan voit ottaa ne käyttöön itse omassa arjessasi vaikka heti.
Osa vinkeistäni on tietenkin toimialakohtaisia ja tiettyyn elämäntilanteeseen liiittyviä, joten kaikki kymmenen eivät taatusti ole hyödyksi jokaiselle. Osa koskee yksinyrittäjiä ja osa tietotyön tekijöitä. Silti tavoitteenani on, että löydät vähintään yhden uuden vinkin omaan arkeesi.
Muuta mieluummin vastaajaviestisi tällaiseksi:
Sähköinen laskutus ja kirjanpito. Ooh mitä onnea! Ei enää kuittien raahaamista kirjanpitäjälle, ei huolta tositteiden katoamisesta eikä lisäkuluja paperilaskujen lähettämisestä. Tämä muutos on helppo (ja vahvasti suositeltava) päätös yksityisyrittäjälle. Toki isommalla organisaatiolla prosessi on usein hitaampi, kun päätetään taloushallinnon digitalisoinnista.
E-kirjat. Voit ottaa lomalle ja työmatkalle mukaan vaikka sata kirjaa, ja ne painavat vain sen verran kuin kännykkäsikin. E-kirjasta on hyötyä myös luki- tai näkövaikeuksista kärsiville. Saat suurennettua tekstin niin, että riveistä tulee lyhyempiä, mikä auttaa katsetta pysymään oikealla rivillä. Työn kannalta e-kirjoissa on eräs tärkeä etu: voit tehdä tekstiin sanahakuja, etkä joudu pläräämään kirjaa ja etsimään tiettyä kohtaa. Sanahaun avulla löydät sen, mitä kirjailija sanoikaan projektipäällikön työstä tai kaupan klousaamisesta.
Sähköinen ajanvaraus ja kalenteri. Jokainen kampaaja, hieroja, ravintola ja kosmetologi menettää kauppaa, jos heillä ei ole käytössään sähköistä ajanvarausta. Nettiajanvaraus on välttämätön hankinta jokaiselle, jonka bisnes perustuu ajanvarauksiin. Vastaavasti isommissa taloissa sisäiset kokousvaraukset hoituvat kätevimmin sähköisen kalenterin avulla. Kollegoiden on nopea sopia tiimipalaveri, kun kaikki näkevät kaikkien vapaat ja varatut ajat.
Sähköisen kalenterin sähköiset muistutukset. Mene hierojalle klo 14, muista lähettää lasku eilisestä keikasta, varaa lapselle neuvola-aika, siirrä posti kesämökille, katkaise prätkän vakuutus talveksi, osta toimistolle tulostuspaperia, tarkista veroehdotus, soita kirjanpitäjälle ja vaikka mitä. Asiat eivät unohdu, kun kalenteri muistuttaa.
Kun tiskaat tai silität pyykkiä, katso samalla dokumenttia tai opetusvideota (tai vaikka saippuaoopperaa, jos haluat nollata aivoja). Kun käyt kävelyllä, soita kaverille, asiakkaalle tai kollegalle. Kun ajat nurmikkoa tai kolaat lunta, kuuntele samalla äänikirjaa tai podcastia.
HUOM: Älä ikinä koskaan milloinkaan yritä tehdä kahta tärkeää asiaa yhtä aikaa. Älä yritä ajaa autoa ja pitää puhelimessa kehityskeskustelua. Vaikka käyttäisit handsfreetä, silti keskittymisesi on heikkoa joko ajamisessa tai keskustelussa. Älä myöskään yritä yhtä aikaa vastata työsähköpostiin ja jutella lapsesi koulupäivästä. Jompikumpi nimittäin kärsii taatusti.
Kun ajat autoa, tee pakaralihasliikkeitä. Kun kirjoitat, tee se seisten ja varvista aina välillä. Kun puhut puhelua, nouse ylös ja kävele tai tee kyykkyjä. Voit puhelun aikana myös siivota toimistoa tai vaikka viikata pyykkejä.
HUOM: Katso edellisen vinkin HUOM-kohta.
Olen aktiivinen partiolainen, joten olen tottunut nimikoimaan kaikki partiovarusteeni. Suurleireillä tavarat menevät helposti sekaisin, koska kaikilla on samantyyppiset ruokailuvälineet ja vaellushousut.
Olen sittemmin laajentanut nimikointia myös työhön. Läppärissä lukee nimeni. Kännykässä lukee nimeni. Jatkojohdoissa lukee nimeni. Adaptereissa lukee nimeni.
Nimikoinnista on pari isoa hyötyä.
Ensinnäkin varkauden todennäköisyys pienenee. Pitkäkyntisen on vaikea myydä läppäriä, jossa lukee omistajan nimi spriitussilla sutattuna.
Toisekseen jos unohdan jonkin tavaran asiakkaalle tai kollegan luokse, saan pian puhelun, jossa muistutetaan hajamielisyydestäni. Sen sijaan jos unohtamani adapteri olisi nimikoimaton, kukaan ei tietäisi sen omistajaa eikä osaisi soittaa minulle.
Nimikointi säästää aikaa ja rahaa, kun ei tarvitse rynnätä kauppaan hakemaan uutta laturia tai uutta pyöräilykypärää.
Huh miten pitkä teksti – ja tässä olivat vasta viisi ensimmäistä vinkkiä. Julkaisemme loput viisi ensi viikolla. Luvassa on sekä verkkoa että vempeleitä.
* * *
Katleena Kortesuo on yrittäjä, kouluttaja ja tietokirjailija, joka kirjoittaa tänä vuonna yhteensä 25 vierailijapostausta hankeblogiimme. Katleenan oma blogi on osoitteessa www.eioototta.fi.
Pahinta on, että kiireen vuoksi organisaatiot eivät ehdi kehittää työtään. Nyt ei ole aikaa järjestelmäuudistuksille eikä kehityspäiville eikä ideariihille.
Onneksi on olemassa kymmenen hyvää keinoa, joilla jokainen meistä voi tehostaa omaa ajankäyttöään ja työpäiväänsä. Näihin vinkkeihin ei tarvita organisaatiotason yhteistä päätöstä, vaan voit ottaa ne käyttöön itse omassa arjessasi vaikka heti.
Osa vinkeistäni on tietenkin toimialakohtaisia ja tiettyyn elämäntilanteeseen liiittyviä, joten kaikki kymmenen eivät taatusti ole hyödyksi jokaiselle. Osa koskee yksinyrittäjiä ja osa tietotyön tekijöitä. Silti tavoitteenani on, että löydät vähintään yhden uuden vinkin omaan arkeesi.
1) Hylkää puhelinvastaaja
Puhelinvastaaja on aikasyöppö ja Luciferin keksintö. Sinne tulee taskupuheluita, pitkiä jaarituksia ja hitaasti lueteltuja puhelinnumeroita, joihin pitäisi soittaa takaisin.Muuta mieluummin vastaajaviestisi tällaiseksi:
Hei, tässä on Emppu Esimerkki. Älä turhaan jätä vastaajaviestiä, sillä en kuuntele niitä. Laita sen sijaan tekstari tai lähetä meiliä osoitteeseen emppu.esimerkki@yritys.fi. Hauskaa päivänjatkoa!Tällä tekniikalla säästät aikaa rutkasti. Tekstarit ovat nopeampia vastata, ja niistä jää aina itsellesikin kirjallinen jälki.
2) Siirry paperista digiin
Olin aikanaan vannoutunut paperin käyttäjä, kunnes tajusin kaksi asiaa:- Vaikka paperi on voittamaton joissain asioissa, se ei silti ole voittamaton kaikessa.
- Mitä enemmän käytän paperia, sitä enemmän tuotan jätettä.
Sähköinen laskutus ja kirjanpito. Ooh mitä onnea! Ei enää kuittien raahaamista kirjanpitäjälle, ei huolta tositteiden katoamisesta eikä lisäkuluja paperilaskujen lähettämisestä. Tämä muutos on helppo (ja vahvasti suositeltava) päätös yksityisyrittäjälle. Toki isommalla organisaatiolla prosessi on usein hitaampi, kun päätetään taloushallinnon digitalisoinnista.
E-kirjat. Voit ottaa lomalle ja työmatkalle mukaan vaikka sata kirjaa, ja ne painavat vain sen verran kuin kännykkäsikin. E-kirjasta on hyötyä myös luki- tai näkövaikeuksista kärsiville. Saat suurennettua tekstin niin, että riveistä tulee lyhyempiä, mikä auttaa katsetta pysymään oikealla rivillä. Työn kannalta e-kirjoissa on eräs tärkeä etu: voit tehdä tekstiin sanahakuja, etkä joudu pläräämään kirjaa ja etsimään tiettyä kohtaa. Sanahaun avulla löydät sen, mitä kirjailija sanoikaan projektipäällikön työstä tai kaupan klousaamisesta.
Sähköinen ajanvaraus ja kalenteri. Jokainen kampaaja, hieroja, ravintola ja kosmetologi menettää kauppaa, jos heillä ei ole käytössään sähköistä ajanvarausta. Nettiajanvaraus on välttämätön hankinta jokaiselle, jonka bisnes perustuu ajanvarauksiin. Vastaavasti isommissa taloissa sisäiset kokousvaraukset hoituvat kätevimmin sähköisen kalenterin avulla. Kollegoiden on nopea sopia tiimipalaveri, kun kaikki näkevät kaikkien vapaat ja varatut ajat.
Sähköisen kalenterin sähköiset muistutukset. Mene hierojalle klo 14, muista lähettää lasku eilisestä keikasta, varaa lapselle neuvola-aika, siirrä posti kesämökille, katkaise prätkän vakuutus talveksi, osta toimistolle tulostuspaperia, tarkista veroehdotus, soita kirjanpitäjälle ja vaikka mitä. Asiat eivät unohdu, kun kalenteri muistuttaa.
3) Yhdistä rutiinityöhön aivotyötä
Jokainen meistä joutuu silloin tällöin tekemään aivotonta rutiinityötä. Yhdistä silloin rutiinityöhön jokin hyödyllinen toiminto.Kun tiskaat tai silität pyykkiä, katso samalla dokumenttia tai opetusvideota (tai vaikka saippuaoopperaa, jos haluat nollata aivoja). Kun käyt kävelyllä, soita kaverille, asiakkaalle tai kollegalle. Kun ajat nurmikkoa tai kolaat lunta, kuuntele samalla äänikirjaa tai podcastia.
HUOM: Älä ikinä koskaan milloinkaan yritä tehdä kahta tärkeää asiaa yhtä aikaa. Älä yritä ajaa autoa ja pitää puhelimessa kehityskeskustelua. Vaikka käyttäisit handsfreetä, silti keskittymisesi on heikkoa joko ajamisessa tai keskustelussa. Älä myöskään yritä yhtä aikaa vastata työsähköpostiin ja jutella lapsesi koulupäivästä. Jompikumpi nimittäin kärsii taatusti.
4) Yhdistä aivotyöhön rutiinityötä
Ovelaa: edellinen vinkki toimii myös toisinpäin. Yhdistä aivotyöhön rutiinihomma, joka pitäisi muutenkin tehdä.Kun ajat autoa, tee pakaralihasliikkeitä. Kun kirjoitat, tee se seisten ja varvista aina välillä. Kun puhut puhelua, nouse ylös ja kävele tai tee kyykkyjä. Voit puhelun aikana myös siivota toimistoa tai vaikka viikata pyykkejä.
HUOM: Katso edellisen vinkin HUOM-kohta.
5) Nimikoi kaikki
Olen aktiivinen partiolainen, joten olen tottunut nimikoimaan kaikki partiovarusteeni. Suurleireillä tavarat menevät helposti sekaisin, koska kaikilla on samantyyppiset ruokailuvälineet ja vaellushousut.
Olen sittemmin laajentanut nimikointia myös työhön. Läppärissä lukee nimeni. Kännykässä lukee nimeni. Jatkojohdoissa lukee nimeni. Adaptereissa lukee nimeni.
Nimikoinnista on pari isoa hyötyä.
Ensinnäkin varkauden todennäköisyys pienenee. Pitkäkyntisen on vaikea myydä läppäriä, jossa lukee omistajan nimi spriitussilla sutattuna.
Toisekseen jos unohdan jonkin tavaran asiakkaalle tai kollegan luokse, saan pian puhelun, jossa muistutetaan hajamielisyydestäni. Sen sijaan jos unohtamani adapteri olisi nimikoimaton, kukaan ei tietäisi sen omistajaa eikä osaisi soittaa minulle.
Nimikointi säästää aikaa ja rahaa, kun ei tarvitse rynnätä kauppaan hakemaan uutta laturia tai uutta pyöräilykypärää.
Huh miten pitkä teksti – ja tässä olivat vasta viisi ensimmäistä vinkkiä. Julkaisemme loput viisi ensi viikolla. Luvassa on sekä verkkoa että vempeleitä.
* * *
