Työntekijän aivoterveyden tukeminen etätyöaikana

Mona Moisala

Nyt sinulla on lupa hetken aikaa haaveilla. Voit vaikkapa sulkea silmäsi, kun mietit: Millainen olisi unelmiesi etätyöpäivä? Ehkäpä heräät normaalia virkeämpänä ja ilman herätyskelloa, koska olet voinut käyttää työmatkaan kuluvan ajan nukkumiseen. Keität itsellesi hyvän kupin kahvia, ja teet lyhyen aamuisen joogaharjoituksen. Asetut virkistyneenä omalle etätyöpisteellesi, jonka olet rakentanut juuri sinun tarpeillesi sopivaksi. Työtuolin asetukset ovat täydelliset, kaikki paperit ovat omilla paikoillaan ja työpöydälle asetetut viherkasvit ja tuoksukynttilä luovat kotoisaa tunnelmaa. Työpäivä sujuu kuin siivillä. Saat rauhassa keskittyä työhösi, kun kukaan ei voi tulla nykimään hihasta, eikä taustalta kuulu puheensorinaa. Suoritat rauhalliseen tahtiin päivälle kalenteroimiasi työtehtäviä. Tunnin välein pidät tauon, jolloin venyttelet, tanssit tai teet muuta typerän näköistä, jolla saat mielen irrotettua työasioista. 

Todellisuudessa etätyöskentely on valitettavan harvoin unelmiemme kaltaista. Kotioloissa Netflix ja tiskikoneen tyhjennys saattaa houkutella enemmän kuin loputtoman pitkäksi paisunut työtehtävien to do -lista. Päivä täytyy sähköposteihin vastailuista ja maraton-kokouksista, joiden määrä on etätyöaikana räjähtänyt käsiin. Silloinkin kun työhön on mahdollista hetken aikaa keskittyä rauhassa, mieli vaeltelee ja työn syrjästä on vaikea saada kiinni. 

Iso osa oman työn organisoinnin vastuusta on työntekijällä itsellään. Työnantajan ja esimiesten on kuitenkin myös mahdollista tukea työntekijöiden aivoterveellisiä työtapoja monin eri tavoin. Alla on listattuna joitakin konkreettisia tapoja, joilla edesauttaa työntekijöiden työtehoa ja jaksamista myös etänä. 

Sopikaa yhteiset pelisäännöt 

Aivan kuten avokonttorissakin on välttämätöntä sopia toimiston yhteisiä pelisääntöjä, niin täytyy tehdä myös etätyöaikana. Työtavoista ja niihin liittyvistä odotuksista on puhuttava ääneen. Oletetaanko esimerkiksi, että työntekijän täytyy koko työpäivän ajan olla tiimin, asiakkaan tai esimiehen tavoitettavissa? Saako työntekijälle soittaa koska vain? Kuinka nopeasti oletetaan, että hän vastaa sähköpostiin? Entä Slack-viestiin? Työntekijän ei voi olettaa tietävän, miten hänen toivotaan toimivan, eikä työnantaja voi tietää, miten työntekijä toivoo saavansa tehdä töitä, ellei siitä erikseen keskustella. Tunnollinen työntekijä saattaa käyttää koko päivänsä viesteihin ja pyyntöihin vastaillen, koska olettaa, että niin täytyy tehdä. Samalla muut tärkeät työtehtävät jäävät edistämättä, koska niille ei ole löytynyt rauhallista aikaa. 

Kannusta flow-tuntiin 

Jokaisella työntekijällä pitäisi olla mahdollisuus saada työpäivään edes tunti rauhallista, täysin keskeytyksetöntä työaikaa. Se on arvokasta aikaa, jolloin on mahdollista edistää kaikista vaativimpia työtehtäviä, jotka vaativat keskittymistä ja monimutkaista ajatustyötä. Hyvään flow-tilaan pääseminen vaatii rauhaa ja aikaa. Keskeytykset ovat sille myrkkyä. Kannusta siis työntekijää varaamaan joka päivä kalenteristaan edes yksi flow-tunti, jonka päälle muut eivät saa varata kokouksia. Rohkaise työntekijää sulkemaan kaikki viestintäkanavat tuon tunnin aikana. Tämä flow-tunti kannattaa käyttää vaikkapa ideointiin, laajempien strategioiden hahmotteluun tai tutkimusartikkeleiden lukemiseen. 

Johda omalla esimerkilläsi

Esimiehellä on tärkeä rooli työpaikan kulttuurin luomisessa. Jos pomo lähettelee myöhään illalla työhön liittyviä WhatsApp-viestejä tiimin yhteiseen keskusteluun, tai kirjoittelee sähköposteja kesken yhteisen kokouksen, hän antaa omalla esimerkillään haitallista mallia muille. Toisaalta esimies voi toimia myös positiivisena mallina ja edesauttaa siten työntekijöiden hyvinvointia. Hän saattaa laittaa tiimille Slack-viestin perjantaina klo 17, jossa toteaa, että viikonloppu on alkanut ja hän poistuu nyt maanantaiaamuun asti täysin linjoilta. Hän saattaa myös lopettaa kokouksen kymmenen minuuttia suunniteltua aiemmin ja kannustaa kaikkia käyttämään tuo säästynyt aika taukojumppaan tai pieneen palauttavaan happihyppelyyn. 

Karsi turha viestisälä ja tehosta kokouksia 

Etätyöaikana monella työpaikalla sähköpostien ja kokousten määrä on kasvanut etätöiden myötä valtavasti. Asioista ei voida keskustella enää ohimennen käytävällä tai kahvihuoneessa, joten pieniäkin hoidettavia asioita varten on erikseen kirjoitettava viesti. Moni kokee tämän lisääntyneen viestitulvan kuormittavana. Nyt onkin erityisen tärkeää karsia turha viestisälä minimiin. Kirjoita viestit mahdollisimman tiiviisti niin, että korostat mitä konkreettista toivot viestin saajan tekevän. Vältä lisäämästä ihmisiä viestiin CC:ksi varmuuden vuoksi. Varmista, että jokaiselle viestin saajalle on selkeää, mitä hänen toivotaan viestin saamisen seurauksena tekevän. Myös kokouskäytäntöjä on syytä virtaviivaistaa. Kutsu kokouksiin vain ne työntekijät, joita se todella koskettaa. Varmista, että jokainen osallistuja saa edes yhden puheenvuoron kokouksen aikana. Käytä yhden asian käsittelyyn korkeintaan vartti, ja pidä aikatauluista kiinni. 

Etätyöaika haastaa meitä aivan uudella tavalla, ja kotikonttorista käsin työskentely vaatii meiltä entistä enemmän itsemme ohjaamista ja oman työmme organisoimista. Nyt jos koskaan on opeteltava sellaisia työtapoja, jotka vievät meitä kohti unelmiemme etätyöpäivää. Työnantajalla ja esimiehillä on onneksi paljon mahdollisuuksia tukea, kannustaa ja inspiroida työntekijöitä aivoystävällisempiin työtapoihin. 

Kirjoittaja Mona Moisala on ajatus- ja aivotyöhön erikoistunut työterveyspsykologi ja aivojen asiantuntija.

 

Mona Moisala