Olin opiskeluaikoina töissä leipomossa monena kesänä. Aamuisin ennen kuutta pakkasin pullat ja leivät myyntilaatikoihin torille mukaan. Torilla pystytimme yhdessä kuskin kanssa kojun, ja minä jäin myymään lastin asiakkaille. Iltapäivällä minut ja koju noudettiin pois torilta.
Eräänä aamuna pakkasin taas pullia. Leipomon takahuoneessa oli kuuma, koska suuret uunit paistoivat seuraavaa satsia. Tehtäväni oli ottaa jäähtynyt pullapelti korkeasta rullakosta, viedä se pakkaustasolle ja siirtää pullat laatikkoon. Sitten palautin tyhjän pellin takaisin, otin seuraavan täyden ja menin jatkamaan pakkaamista.
Omistajan isä tuli takatilaan auttamaan pakkaamisessa. Hän katsoi hetken aikaa touhuani, rullasi peltitelineen viereeni ja totesi: "Nyt sun ei tarvitse kävellä edestakaisin, kun rullakko on tässä pakkaustason vieressä."
Se oli ensimmäinen kosketukseni leaniin, vaikken silloin vielä tuntenut koko sanaa. Lean on Toyotan tehtailta peräisin oleva johtamisjärjestelmä, jossa poistetaan turhaa hukkaa ja parannetaan asiakkaan saamaa arvoa. Leipomon tapauksessa turha hukka oli ylimääräisiä askelia ja hikoilua kuumassa leipomossa, kun homman olisi voinut tehdä pienemmälläkin vaivalla.
Hämeen ELY-keskus on rahoittanut Euroopan sosiaalirahaston tuella Kunteko-hanketta vuosina 2015–2020. Kunteko on kehittämisohjelma, jossa tavoitteena on edistää kuntien ja maakuntien toimintaa, tuottavuutta ja työelämää. Hankkeessa on saatu jo paljon tuloksia. Niinpä poimin Kuntekon löydöistä ja keksinnöistä näytteitä leanista. Vastaavia esimerkkejä on Kuntekon sivustolla vaikka kuinka, ja niistä voi napata käteviä vinkkejä omaan työhön.
Päällekkäinen työ pois
Kunteko-hankkeessa kävi ilmi, että moni ihminen pitää yllä erilaisia taulukkoja omiin tarpeisiinsa. Niinpä useampi kollega teki yhtä aikaa samaa työtä, kun kaikki kirjasivat samoja tietoja omiin dokumentteihinsa.
Havainnon jälkeen erilliset taulukot karsittiin pois, ja tiedot tuotiin yhteisiin dokumentteihin, joista kaikki saavat haettua tarvitsemansa datan.
Vastaava karsinta toimisi muissakin töissä. Jotkut käyttävät yhtä aikaa sekä paperikalenteria että sähköistä. Jotkut yrittäjät taas lähettävät samat palkkalaskelmat erikseen työntekijälle ja erikseen kirjanpitäjälle. Kolmannet lukevat meilin, tulostavat sen ja lukevat uudelleen. Jos kaikki nämä päällekkäisyydet karsisi pois, aikaa vapautuisi muuhun käyttöön.
Maksimoi arvo, minimoi aika
Järvenpäässä oli pitkät jonot hammashoitoon. Lisäksi vastaanotot usein venyivät, jolloin iltapäivän potilaat joutuivat odottamaan aulassa omaa vuoroaan harmillisen pitkään.
Tähänkin keksittiin ratkaisu, joka itse asiassa on vetoketjumalli: kaksi hoitohuonetta yhdistettiin väliovella niin, että niitä operoi yksi lääkäri ja kaksi hammashoitajaa. Potilaan ajanvaraus oli 30 minuuttia, josta lääkärin läsnäoloa tarvittiin vain 15 minuuttia. Niinpä sillä välin kun hoitaja valmisteli potilaan yhdessä huoneessa, lääkäri hoiti edellistä potilasta viereisessä huoneessa. Kun tämä potilas oli kunnossa, hoitaja jäi hänen kanssaan katsomaan tilanteen loppuun, ja lääkäri siirtyi väliovesta jatkamaan seuraavan potilaan kanssa.
Näin lääkärin tyhjäkäynti väheni, ja hän pystyi hoitamaan aamupäivän aikana 16 potilasta entisen kahdeksan sijaan. Silti asiakastyytyväisyys pysyi ennallaan, koska asiakas sai saman 30-minuuttisen ajan kuin ennenkin, ja asiat sujuivat yhtä hyvin.
Tätäkin voi hyödyntää omassa työssä. Mitkä ovat niitä helppoja töitä, jotka voisit automatisoida, ulkoistaa tai siirtää muille? Mikä osa omassa arjessasi tuottaa eniten arvoa, ja miten sen tekemisen voisi maksimoida? Esimerkiksi kukkakauppiaan ei välttämättä kannata kuskata asetelmia asiakkaille, vaan siihen voi pestata alihankkijan tai työntekijän. Näin työ lomittuu vetoketjumaisesti: kukkakauppias käyttää aikaansa asetelmien tekoon, ja kuski hoitaa välivaiheet eli tuotteiden siirron asiakkaille.
Sijoita sinne missä käytät
Mikkelin ammattikeittiöissä huomattiin, että henkilökunta kulki jatkuvasti edestakaisin keittiön ja ruokasalin välillä kuljettaessaan astioita. Tilanne aiheutti rauhattomuutta ruokailutilaan, ja henkilökunta rasittui turhaan.
Niinpä tavaroiden sijoittelut järkeistettiin niin, että ruokasaliin tuotiin siisti säilytyspiste linjaston hoitovälineille, kylmälaite täydennystuotteille ja kärryt tyhjille tarjoiluastioille. Lopputuloksena turhat askeleet vähenivät, ja ruokailutila rauhoittui.
Tästä olen tainnut saarnata ennenkin: tulostuspapereiden pitää olla tulostimen vieressä, ja suodatinpussien pitää olla kahvinkeittimen vieressä. Säilytä tavarat siellä missä niitä tarvitaan.
***
Valmiiden pullien peltirullakon pitää olla pakkauspöydän ääressä. Lean on sitä, että kiiretilanteessa ei kaasuteta ja kaahata, vaan pyritään etsimään sutjakampi ajoreitti.
* * *
