Katleena Kortesuo
Printteristä on paperi loppu. Missä se tulostuspaperilaatikko on, vai onko kaikki paperi jo käytetty? Täytyy kai käydä hakemassa kaupungilta uutta – tai tulostaa lasten vanhojen piirustusten kääntöpuolelle.
Videoneuvottelu asiakkaan kanssa. Minne ihmeeseen olen laittanut ne kuulokkeet, joissa on mikrofoni? En löydä niitä, joten täytyy lainata lapsen pelikuulokkeita. Ne hehkuvat sinistä ledivaloa, mutta kai ne kelpaavat.
Täytyy muokata tarjousta asiakkaalle. Mihin kummaan olen tallentanut sen vanhan tarjouksen ja millä nimellä? Teen erilaisia hakuja koneelle, ja lopulta tiedosto löytyy tallennettuna älykkäällä nimellä "Tarjous palveluistamme 20.2.2018".
Koronan keskellä yrittäjä löytää itsensä kotitoimistoltaan useammin kuin ennen. Samalla kotitoimiston epäjärjestys pääsee yllättämään. Enkä nyt tarkoita epäsiisteyttä. Paikat voivat olla kiiltävän puhtaat ja tasot tyhjiä tavaroista, mutta pinnan alla vaanii epäjärjestys.
Epäjärjestys tarkoittaa kolmea asiaa:
Tähän on olemassa upea ratkaisu, joka on kansainvälisesti tutkittu, maailmanlaajuisesti dokumentoitu ja universaalisti ylistetty: katleanitus. Katlean* on toimistojen järjestämismalli, joka taklaa yllä mainitut ongelmat viidellä perusohjeella.
1. Säilytystilan määrä = tavaran maksimimäärä
Toimistolla olevan tavaran määrä ei koskaan saa ylittää säilytystilan eli varastotilan määrää. (Muistathan, että säilytystilaksi ei saa laskea pöytätasoja, lattiaa, kulkuväyliä tai omaa syliä.)
Kaikella tavaralla pitää siis olla oma, erityinen paikkansa. Aina kun toimistolle tulee sisään tavaraa tai dokumentteja – onpa se tulostuspaperia, mainoslippiksiä, kahvipaketteja, tarjousmeilejä tai kuitteja –, niille pitää olla oma, yhteisesti sovittu paikkansa.
Tässä pääsee kätevimmin alkuun, kun analysoi sisään tulevan tavaran määrää ja kirjaa ylös, mihin se laitetaan vai jääkö se lojumaan. Ei kai vain ole niin, että tulostuspaperilaatikko jää lattialle, mainoslippikset tungetaan kaapin päälle, kahvipaketit unohtuvat keittiön pöydälle, meili maatuu inbox-kansioon ja kuitit sullotaan yrittäjän lompakkoon? Toimistossa valmiiksi olevaa epäjärjestystä ei nimittäin saa kuriin, jos uutta tulee koko ajan sisään.
2. Säilytä siellä missä tarvitset
Tulostuspaperit eivät saa olla säilössä eteisen komerossa, vaan niiden pitää olla käyttöpaikkansa lähellä. Muuten ihmiset hakevat eteisestä yhden paperilaatikon ja jättävät sen lattialle tulostimen viereen. Sijoita siis paperit joko printterin alle kaappiin tai hanki tulostuspöydän viereen pystykaappi tulostustarvikkeille.
Tätä samaa sääntöä voi jatkaa muuallakin: adapterin pitää olla datatykin lähellä, asiakaslahjat palaverihuoneessa, kynät omalla työpisteellä ja tussit fläppitaulun lähellä.
Muista hyödyntää myös välivarastoa. Jos toimistosi tilaa sadan pahvilaatikon eriä tulostuspaperia, niistä 99:ää laatikkoa voi säilyttää jossain kauempana. Tulostimen vieressä pidetään aina yhtä laatikkoa kerrallaan.
HUOM: Tämä sääntö ei tarkoita sitä, että kaikkea säilytetään työpöydällä, "koska kohta mä tarvitsen sitä". Katleanituksen miljoonat huippuammattilaiset siivoavat pöytänsä puhtaaksi jokaisen työpäivän päätteeksi.
3. Poista vanha roju
Jokaiseen toimistoon kertyy vanhaa tavaraa ja turhia tiedostoja. Perkasin juuri itseltäni hyllystä kulahtaneita viestinnän opaskirjoja, joissa esiteltiin lähinnä teitittelyn alkeet, messukarkkien oikeaoppinen jakaminen ja faksin lähettämisen etiketti.
Aina kun luovut tavarasta tai tiedostoista, hävitä ne asianmukaisesti ja vältä lisäämästä jätekuormaa. Myy käyttökelpoinen tavara ja kierrätä rikkinäinen roju. Jos myyt vanhan läppärin tai kännykän, käytä ne ensin ammattilaisella, joka osaa poistaa tiedostot laitteesta tietoturvallisesti.
Muista luopua myös oheistarvikkeista. Usein vanha kännykkä pannaan kiertoon, mutta siihen kuuluva laturi, nappikuulokkeet tai kotelo jäävät pyörimään nurkkiin. Sama käy helposti imurin suulakkeille, ompelukoneen vaihtojaloille ja porakoneen vara-akuille.
4. Digitalisoi kaikki mahdollinen
Mikä vie vähemmän tilaa kuin paperi? No tietenkin digitaalinen dokumentti.
Älä säilö kuitteja tai mitään dokumenttia paperisena, vaan kuvaa tai skannaa ne ja tallenna turvalliseen pilvipalveluun. Silloin tiedosto ei katoa, vaikka läppärisi putoaisi kaivoon. Huolehdi siitä, että myös kirjanpitosi on sähköinen. Älä enää pyydä keneltäkään allekirjoituksia paperilla, vaan siirry sähköiseen allekirjoitusjärjestelmään, joka myös arkistoi dokumenttisi. Vaihda myös paperikalenteri sähköiseen.
5. Lisää läpinäkyvyyttä
Toimistossa läpinäkyvyyttä tarvitaan kaikkialla muualla paitsi vessan ovessa. Jos jossain on säilytyslaatikko, teippaa ja tussaa kylkeen sen sisältö. Kiinnitä kaappien oviin etiketit, joissa lukee kaappien sisältö. Nimeä kaikki tiedostot niin, että nimi paljastaa mistä on kyse: "Yhteenveto vuokraneuvottelut 23.5.2020".
Sama läpinäkyvyyden vaatimus pätee myös meileihin. Meilin otsikko ei koskaan saa olla "juttu" tai "hei" tai "kysymys" tai "tärkeää". Sen sijaan otsikon pitää olla "Tarjouksemme porakaivon teosta Kaivokatu 8:aan" tai "Yhteenveto eilisestä kesälomapalaverista".
Läpinäkyvyys on löytymisen tae.
* * *
Näillä viidellä katleanituksen ohjeella saat toimiston kuntoon sekä kotona että töissä. Ei ihme, että tekniikka on maailman huippujohtajien ylistämä.
Jään odottamaan tästä postauksesta myyntimenestystä. Jaan nimikirjoituksia arkiaamuisin kotiovellani.
* Oikeasti keksin katlean-termin juuri äsken.
* * *
Katleena Kortesuo on yrittäjä, kouluttaja ja tietokirjailija, joka kirjoittaa tänä vuonna yhteensä 25 vierailijapostausta hankeblogiimme. Katleenan oma blogi on osoitteessa www.eioototta.fi
Printteristä on paperi loppu. Missä se tulostuspaperilaatikko on, vai onko kaikki paperi jo käytetty? Täytyy kai käydä hakemassa kaupungilta uutta – tai tulostaa lasten vanhojen piirustusten kääntöpuolelle.
Videoneuvottelu asiakkaan kanssa. Minne ihmeeseen olen laittanut ne kuulokkeet, joissa on mikrofoni? En löydä niitä, joten täytyy lainata lapsen pelikuulokkeita. Ne hehkuvat sinistä ledivaloa, mutta kai ne kelpaavat.
Täytyy muokata tarjousta asiakkaalle. Mihin kummaan olen tallentanut sen vanhan tarjouksen ja millä nimellä? Teen erilaisia hakuja koneelle, ja lopulta tiedosto löytyy tallennettuna älykkäällä nimellä "Tarjous palveluistamme 20.2.2018".
Koronan keskellä yrittäjä löytää itsensä kotitoimistoltaan useammin kuin ennen. Samalla kotitoimiston epäjärjestys pääsee yllättämään. Enkä nyt tarkoita epäsiisteyttä. Paikat voivat olla kiiltävän puhtaat ja tasot tyhjiä tavaroista, mutta pinnan alla vaanii epäjärjestys.
Epäjärjestys tarkoittaa kolmea asiaa:
- Kaikelle tavaralle ei ole vakiintunutta säilytystilaa. Niinpä yrittäjä ei tiedä, missä mikäkin asia on. Sama pätee yhtä hyvin fyysisiin tavaroihin kuin sähköisiin tiedostoihin.
- Toimistolla on vanhaa tavaraa viemässä säilytystilaa: vanhojen ohjelmien asennuslevykkeitä ja hajonneen läppärin latureita. Sama pätee myös tiedostoihin: koneella on yhä edellisen toimiston vuokrasopimus ja ikivanhan asiakkaan tarjousasiakirjat.
- Toimistolla ei ole läpinäkyvyyttä. On siis suljettu kaappi, jonka sisällä on umpinainen muovilaatikko, jonka sisällä on pahvirasia, josta kukaan ei tiedä sisältöä – eikä kukaan jaksa avata näitä kerrostumia.
Tähän on olemassa upea ratkaisu, joka on kansainvälisesti tutkittu, maailmanlaajuisesti dokumentoitu ja universaalisti ylistetty: katleanitus. Katlean* on toimistojen järjestämismalli, joka taklaa yllä mainitut ongelmat viidellä perusohjeella.
1. Säilytystilan määrä = tavaran maksimimäärä
Toimistolla olevan tavaran määrä ei koskaan saa ylittää säilytystilan eli varastotilan määrää. (Muistathan, että säilytystilaksi ei saa laskea pöytätasoja, lattiaa, kulkuväyliä tai omaa syliä.)
Kaikella tavaralla pitää siis olla oma, erityinen paikkansa. Aina kun toimistolle tulee sisään tavaraa tai dokumentteja – onpa se tulostuspaperia, mainoslippiksiä, kahvipaketteja, tarjousmeilejä tai kuitteja –, niille pitää olla oma, yhteisesti sovittu paikkansa.
Tässä pääsee kätevimmin alkuun, kun analysoi sisään tulevan tavaran määrää ja kirjaa ylös, mihin se laitetaan vai jääkö se lojumaan. Ei kai vain ole niin, että tulostuspaperilaatikko jää lattialle, mainoslippikset tungetaan kaapin päälle, kahvipaketit unohtuvat keittiön pöydälle, meili maatuu inbox-kansioon ja kuitit sullotaan yrittäjän lompakkoon? Toimistossa valmiiksi olevaa epäjärjestystä ei nimittäin saa kuriin, jos uutta tulee koko ajan sisään.
2. Säilytä siellä missä tarvitset
Tulostuspaperit eivät saa olla säilössä eteisen komerossa, vaan niiden pitää olla käyttöpaikkansa lähellä. Muuten ihmiset hakevat eteisestä yhden paperilaatikon ja jättävät sen lattialle tulostimen viereen. Sijoita siis paperit joko printterin alle kaappiin tai hanki tulostuspöydän viereen pystykaappi tulostustarvikkeille.
Tätä samaa sääntöä voi jatkaa muuallakin: adapterin pitää olla datatykin lähellä, asiakaslahjat palaverihuoneessa, kynät omalla työpisteellä ja tussit fläppitaulun lähellä.
Muista hyödyntää myös välivarastoa. Jos toimistosi tilaa sadan pahvilaatikon eriä tulostuspaperia, niistä 99:ää laatikkoa voi säilyttää jossain kauempana. Tulostimen vieressä pidetään aina yhtä laatikkoa kerrallaan.
HUOM: Tämä sääntö ei tarkoita sitä, että kaikkea säilytetään työpöydällä, "koska kohta mä tarvitsen sitä". Katleanituksen miljoonat huippuammattilaiset siivoavat pöytänsä puhtaaksi jokaisen työpäivän päätteeksi.
3. Poista vanha roju
Jokaiseen toimistoon kertyy vanhaa tavaraa ja turhia tiedostoja. Perkasin juuri itseltäni hyllystä kulahtaneita viestinnän opaskirjoja, joissa esiteltiin lähinnä teitittelyn alkeet, messukarkkien oikeaoppinen jakaminen ja faksin lähettämisen etiketti.
Aina kun luovut tavarasta tai tiedostoista, hävitä ne asianmukaisesti ja vältä lisäämästä jätekuormaa. Myy käyttökelpoinen tavara ja kierrätä rikkinäinen roju. Jos myyt vanhan läppärin tai kännykän, käytä ne ensin ammattilaisella, joka osaa poistaa tiedostot laitteesta tietoturvallisesti.
Muista luopua myös oheistarvikkeista. Usein vanha kännykkä pannaan kiertoon, mutta siihen kuuluva laturi, nappikuulokkeet tai kotelo jäävät pyörimään nurkkiin. Sama käy helposti imurin suulakkeille, ompelukoneen vaihtojaloille ja porakoneen vara-akuille.
4. Digitalisoi kaikki mahdollinen
Mikä vie vähemmän tilaa kuin paperi? No tietenkin digitaalinen dokumentti.
Älä säilö kuitteja tai mitään dokumenttia paperisena, vaan kuvaa tai skannaa ne ja tallenna turvalliseen pilvipalveluun. Silloin tiedosto ei katoa, vaikka läppärisi putoaisi kaivoon. Huolehdi siitä, että myös kirjanpitosi on sähköinen. Älä enää pyydä keneltäkään allekirjoituksia paperilla, vaan siirry sähköiseen allekirjoitusjärjestelmään, joka myös arkistoi dokumenttisi. Vaihda myös paperikalenteri sähköiseen.
5. Lisää läpinäkyvyyttä
Toimistossa läpinäkyvyyttä tarvitaan kaikkialla muualla paitsi vessan ovessa. Jos jossain on säilytyslaatikko, teippaa ja tussaa kylkeen sen sisältö. Kiinnitä kaappien oviin etiketit, joissa lukee kaappien sisältö. Nimeä kaikki tiedostot niin, että nimi paljastaa mistä on kyse: "Yhteenveto vuokraneuvottelut 23.5.2020".
Sama läpinäkyvyyden vaatimus pätee myös meileihin. Meilin otsikko ei koskaan saa olla "juttu" tai "hei" tai "kysymys" tai "tärkeää". Sen sijaan otsikon pitää olla "Tarjouksemme porakaivon teosta Kaivokatu 8:aan" tai "Yhteenveto eilisestä kesälomapalaverista".
Läpinäkyvyys on löytymisen tae.
* * *
Näillä viidellä katleanituksen ohjeella saat toimiston kuntoon sekä kotona että töissä. Ei ihme, että tekniikka on maailman huippujohtajien ylistämä.
Jään odottamaan tästä postauksesta myyntimenestystä. Jaan nimikirjoituksia arkiaamuisin kotiovellani.
* Oikeasti keksin katlean-termin juuri äsken.
* * *
