Työpaja on ryhmän paja, ei soolosuoritus

kuvituskuva

 

Nopeat syövät hitaat, sanotaan usein ylpeyttä rinnassa. Mutta voi se olla niinkin, että hiljaa hyvä tulee. Tai ainakin paras idea voi tulla maan hiljaiselta. 

Kuinka helposti sorrummekaan niin sanotun tehokkuuden nimissä siihen, että hukkaamme hiljaisempien työtoverien hyvät ideat! Työpajoissa nopeat fasilitaattorit ja työpajojen vetäjät suorastaan janoavat loppuyhteenvetoa ja huomaamattaan jyräävät omat, jo etukäteen päättämänsä näkökannat koko työpajan tulokseksi. 

Tuollaiselle hätiköinnille haemme oikeutusta siitä, että jokainen voi toki avata suunsa, jos on sanottavaa. Tällöin kuitenkin unohtuu, että me ihmiset olemme todellakin erilaisia ja käsiteltävä asia voi olla täysin uusi suurimmalle osalle osallistujista. Miettimisaikaa ei jää, kun puheliaat ottavat areenan ja vaativat salamakantoja myös muilta. 

Innosta mukaan, osallista

Työpajojen vetäjille on onneksi tarjolla helppokäyttöisiä osallistamisen menetelmiä. Yksinkertaisimillaan riittää, että järjestää muutaman minuutin hiljaisen tuumaustauon, jonka tulokset kukin kirjaa paperille, teamsin chattiin tai muuhun yhteisesti sovitulle alustalle. Tämän jälkeen jokainen saa kertoa omat ajatuksensa. Ja fiksua on antaa ensimmäinen puheenvuoro jollekin muulle kuin sille kaikkein äänekkäimmälle. 

Tällä tavalla poistetaan myös jännitystä omasta puheenvuorosta. Ainakin allekirjoittaneella saattaa muiden puheenvuoro mennä harakoille, kun samaan aikaan yrittää kuumeisesti miettiä omia sanomisia. Mutta kun pointit on kirjoitettu muistiin, pääsee helpommin alkuun.

Tarjolla on toki käteviä kehittyneempiä menetelmiä, joilla saadaankin jo paljon irti: ideoita, ratkaisuja, sitoutumista. Nämä menetelmät ottavat huomioon myös ryhmän koon merkityksen. Mitä pienempi ryhmä, sitä helpompi on yleensä tuoda omat ajatuksensa esille. Suuremmissa ryhmissä arkuus voi ottaa valtaa ja on helpompi jäädä niin sanotuksi vapaamatkustajaksi. Oma kokemukseni on, että jo viiden hengen ryhmässä joku voi helposti jäädä sivuun. 

Joskus ryhmää halutaan osallistaa tavan vuoksi. Saattaakin syntyä turhia odotuksia, jos alkuun ei selvästi todeta tilaisuuden tarkoitusta ja tavoitetta. Esimerkiksi neuvoja pyydettäessä päätösvalta pysyy neuvon kysyjällä, mikä on hyvä tuoda esiin tilaisuuden alussa. 

Ole aktiivinen, osallistu 

Jokaisen ryhmään kuuluvan on tärkeää antaa oma panoksensa. Siis osallistu, kun on aika vaikuttaa ja asiantuntemustasi tarvitaan. Monta kertaa käy niin, että vasta kokouksen jälkeen käytävä täyttyy puheen pulputuksesta. Syynä voi olla se, että ajatuksia ei saanut kasaan kokouksen aikana tai kokouksessa ei ole ollut aitoa mahdollisuutta keskustelulle ja lisäkysymyksille. Huonommassa tapauksessa ilmiö kuvastaa avoimen keskustelun ja luottamuksen ilmapiirin puuttumista. 

Jokainen meistä haluaisi varmasti joskus keskittyä omiin asioihin ja priorisoida omat käsillä olevat työt. Joskus teemme montaa asiaa yhtä aikaa, mikä vähentää keskittymiskykyä ja pahimmassa tapauksessa jarruttaa kaikkien asioiden etenemistä. Jokaisella meistä on kuitenkin vastuu osallistumisesta ja omien näkemysten esiintuomisesta, kun sitä meiltä odotetaan. Rohkeasti voi tuoda esiin myös sen, että haluaa etukäteisaineistoa ja mietintäaikaa.

Kysy lisää, houkuttele oivallus 

Niin pienempien kuin suurempien ryhmien keskustelussa on tärkeää oivallus. Siis oivalluta − älä ratko toisen puolesta tai hae vastausta toisen nenän edestä. Itselleni on osunut matkan varrelle useita hyviä esimiehiä ja työkavereita, jotka ovat kuunnelleet sotkuisia ajatuksiani hakiessani ratkaisua. Kysymällä hyviä kysymyksiä he ovat saaneet minut oivaltamaan. Sama keino toimii myös ryhmässä. 

Oivalluttamiseenkin on monia menetelmiä. Yksinkertaisimmillaan voi kysyä: mitä itse olet ajatellut tästä asiasta. Ja huom! Tässä kohdin onkin sitten aivan välttämätöntä, ettei torppaa tai väheksy toisen vastausta, vaan kysyy lisää. Voisitko kertoa lisää tuosta ja tuosta seikasta…? Ja toinen sääntö, vältä mutta-sanaa! 

Myös oivaltamisen tukemiseen on tarjolla kehittyneempiä menetelmiä, kuten esimerkiksi grow-malli, neuvonantoprosessi, couchaus, fasilitointi, valmentava fasilitointi jne. Myös teatterin keinoja voi joskus hyödyntää. 

Oivallusta voisi syntyä myös hyödyntämällä luovia ja systemaattisia ongelmanratkaisumenetelmiä. Niillä voi löytää ongelmien ja haasteiden ytimiä ja ratkaisupolkuja. Mieleeni tässä nousevat monet lean-työkalut ja systeemiajattelun keinot unohtamatta ketterää kokeilua.

Luottamus = onnistumisen kivijalka 

Osallistaminen, osallistuminen ja oivalluttaminen on mahdollista, kun organisaatiokulttuuri on avoin ja luottamukseen perustuva. Kokemus turvallisesta osallistumisesta ja omien näkemysten esiintuomisesta tuottaa tulosta: ongelmat ratkeavat, uutta oppia syntyy ja organisaatio on oppimiskykyinen ja valmiimpi vastaamaan tuleviin haasteisiin. 

Paula Varpomaa, Työkaari kantaa - tuottavaa työhyvinvointia -hankkeen projektipäällikkö