Olen tässä ELY:n hankeblogissa saarnannut ennenkin kassavirrasta. Nyt on aika katsoa tarkemmin, mistä oikein on kyse. Lupaan käsitellä kassavirtaa konkreettisesti: tiedossa ei siis ole talousmatematiikan luentoa pilkunviilausmaistereita varten, vaan kätevä työkalu yrityksen tai projektin rahatilanteen seurantaan.
Budjetti on talousseurannassa yhtä hyödyllinen kuin hiihtopuku
Budjetti on se perinteinen tapa hallita yrityksen talousasioita. Syksyllä mietitään, paljonko halutaan satsata euroja seuraavan vuoden koulutukseen, markkinointiin, tuotekehitykseen, palkkoihin ja muihin kuluihin. Samalla mietitään, paljonko voitaisiin saada rahaa sisään myynnillä.
Sitten bisnestellään menemään vuosi eteenpäin ja katsotaan, miten onnistuttiin. Jos pysyttiin budjetissa tai saatiin jopa enemmän tulosta, homma meni hyvin. Jos taas ylitettiin budjetti ja alitettiin tuottotavoitteet, homma meni huonosti.
Budjetin laadinnassa ja budjettiseurannassa on muutama paha ongelma:
1. Jos annat teinille 50 euroa ja käsket ostamaan halvat farkut ja palauttamaan lopun rahan sinulle, mikä on tuloksena? Teini ostaa housut 49,90 eurolla ja palauttaa sinulle kymmenen senttiä. Sama ilmiö tapahtuu myös yrityksissä. Jokainen yksikkö pyrkii aina käyttämään oman budjettinsa kokonaan, koska muuten sitä pienennetään seuraavaksi vuodeksi. "Jahas, ne pärjäävät vähemmälläkin." Farkkuraha vähenee. Sen vuoksi loppuvuodesta yritysten yksiköt tuhlaavat ylijääneitä budjettejaan, jotta ne tulisi käytettyä kokonaan. Määritelty valmis budjetti ei siis kannusta säästöihin, vaan se kannustaa käyttämään koko rahan.
2. Budjetti ei ole kovin muuntuva tai joustava, mutta maailma on. Budjeteista ei ole hyötyä isoissa murroksissa kuten koronan alla, vaan kaikki laskelmat menevät pipariksi enivei. Budjetti on varsin jäykkä rakenne muuttuvassa nykymaailmassa, vaikka sitä tutkailtaisiin kvartaaleittain.
3. Budjetti siilouttaa organisaatiota. Vaikka markkinoinnilta jäisi yli budjettia, sitä ei haluta kovin mielellään siirtää tuotekehitykselle. Jokainen budjettivastaava vahtii omaa sektoriaan. Ihmiset eivät välttämättä osaa huomioida sitä, että vaikka ratkaisu A säästäisi omasta siilosta tonnin, se voi aiheuttaa kahden tonnin kulut toisaalle organisaatioon.
4. Budjetti kapeuttaa näköalaa. Jos tavoitteena on sadan tonnin tulos, siihen ollaan tyytyväisiä, vaikka oikeasti organisaatio olisi kyennyt tekemään tuplasti enemmän. Budjetti on kuin näkymätön mittatikku, johon vertaamme talouttamme, emmekä osaa miettiä asiaa sen laajemmin.
Pitäisikö budjetti muka hylätä kokonaan?
Usein budjettia ei voi jättää kokonaan tekemättä. Esimerkiksi julkisella sektorilla se vaaditaan, ja myös moni järjestö ja hanke edellyttää talousarviota ja budjettiseurantaa.
Sen sijaan yksityisyrittäjällä on muitakin mahdollisuuksia. Yksi vaihtoehto on tehdä "ala- ja ylärajabudjetti". Siinä rahasummia ei ajatella pysyvinä laatikkoina, jotka pitää pyrkiä täyttämään, vaan pikemminkin rajoina tai viivoina, jotka voi tulojen kohdalla ylittää tai menojen kohdalla alittaa kirkkaasti.
Ylä- ja alarajabudjetissa yrittäjä määrittelee itselleen esimerkiksi markkinoinnin enimmäisbudjetin, joka ei saa ylittyä ja joka kannattaa pyrkiä alittamaan mahdollisimman hyvin, siis halvemmalla ja tehokkaammin. Mitä halvemmalla saa tuloksia, sitä parempi.
Vastaavasti yrittäjä asettaa itselleen kuukausittaisen vähimmäismyyntirajan, jonka yli on aina päästävä. Yrittäjä voi myös luvata itselleen palkintoja siitä, jos saa myynnin kasvamaan vaikkapa kymmenellä prosentilla.
Tällainen budjettiajattelu kannustaa kehittämään tulosta koko ajan: ajatusmallina ei saa olla "tämä koko raha on pistettävä kalustehankintoihin, tuli mitä tuli".
No mitäs se kassavirta sitten tekee?
Ylä- ja alarajabudjetti on hyvä juttu, mutta se ei ole vielä kassavirtaseurannan väärti.
Budjetti ja sen seuranta on kuin sähkölasku. Vasta kun lukemat ovat näkyvissä, tiedetään mitä tapahtui viime kuussa.
Sen sijaan kassavirtaseuranta on kuin sähkömittari. Näet koko ajan, mitä tapahtuu ja missä virtaa.
Kassavirtaseurannan pääperiaate on yksinkertainen. Kyseessä on taulukko, johon keräät tietoa yrityksesi rahavirroista: mitä on menossa ja mitä on tulossa. Kassavirtadokumenttia täytetään kahdesti viikossa.
1. Varaa kassavirtaseurantaan joka viikolle maanantaiaamusta puoli tuntia ja perjantai-iltapäivästä puoli tuntia. (Tämä aikasatsaus maksaa itsensä takaisin. Aluksi joudut ehkä käyttämään 40+40 minuuttia, mutta pian homma alkaa sujua kahdessa vartissa.)
2. Käy maanantaisin läpi alkavan viikon eurot. Mitä kuluja tulossa, mitä palkkoja lähtemässä, mitä suorituksia tulossa ja millaisia tarjouksia lähtenyt? Arvioi tarjousten läpimenon todennäköisyys prosentteina. Kirjaa nämä taulukkoon niille varattuihin kohtiin.
3. Käy perjantaisin läpi kuluneen viikon toteumat tiliotteelta ja vertaa niitä suunniteltuun. Onko kaikki laskut maksettu, tuliko yllätyskuluja, mitä myynnissä tapahtui? Tässä vaiheessa huomaat mahdolliset valelaskut tai piilokulut, joita ei pitänyt olla. Pääset siis heti korjaamaan tilanteen. Kirjaa tiedot ylös taulukkoon. Lähetä mahdolliset maksumuistutukset tai siirrä maksamattomat myyntilaskut perintään.
Kassavirtaseuranta näyttää sinulle viikkotasolla, missä vaiheessa rahat loppuvat ja onko lupa hengähtää vai pitääkö kirittää myyntiä.
Kuvassa on yritysvalmentaja Janne Jääskeläisen laatima taulukko (luvut toki kuvitteellisia). Yläpalkin väri on tärkeä. Tässä kuvassa eletään viikkoa 5. Kassaa riittää viikolle 12 asti, mutta sen jälkeen punainen palkki alkaa vilkkua. On siis syytä lisätä myyntiä, nopeuttaa projektien valmistumista tai vähentää investointeja, jotta punainen palkki siirtyisi kauemmas. Kuvan lähde: https://jannejaaskelainen.fi/blogi/jos-opettelet-vain-yhden-tyokalun-kayton-yrittajana-toivottavasti-se-on-tama/
Kassavirtaseurantaan on olemassa runsaasti ilmaisia oppaita ja taulukoita. Googlaa vaikka kassavirtaopas tai kassavirtaseuranta. Saat netistä valmiit taulukkopohjat, eikä sinun tarvitse itse osata luoda taulukoita kaavoineen.
Kassavirran seuranta kertoo monta asiaa paremmin kuin mikään budjetti:
- Onko varaa investointiin?
- Uskallanko ostaa henkilöstölle hieman paremmat joululahjat?
- Mitä tapahtuisi, jos kehitämme tarjouksia ja saamme niiden läpimenoprosentin paranemaan?
- Miten se vaikuttaa, jos kilpailutamme teleoperaattorit, nettiyhteydet tai energiayhtiön?
- Onko kulujen muutoksella mitään merkitystä?
- Tarvitaanko lainaa, jotta selvitään seuraavaan sesonkiin?
- Kannattaako palkata uusi työntekijä?
* * *
Budjetointi on kuin elämäntapasuunnitelma: se listaa kuntoilupäivät ja ruokavalion. Budjettiseuranta on kuin verikoetulosten tai kuolinavausraportin lukemista. Siitä näkee jälkikäteen lopputuloksen.
Sen sijaan kassavirran seuranta on kuin älykellon sykemittari ranteessa. Sen avulla näet ajoissa, mihin suuntaan kassan terveys on menossa.
* * *
