Viisi parasta digivinkkiä niille yrittäjille, jotka vastustavat digitalisaatiota

Joka tuutista tulee pelkkää digiä. Minne hävisivät aidot ihmiskontaktit? Tietokoneet ja kännykät ja niiden ohjelmat ovat epäluotettavia ja vaikeita käyttää. Ei minulla ole aikaa opetella jotain hemmetin digiä. Eivätkä asiakkaanikaan halua mennä verkkoon. Sitä paitsi someluuhaaminen on turhuutta ja tyhmentää ihmistä. Kuka muka tarvitsee kissavideoita? 

Tämä kirjoitus on omistettu kaikille digikriitikoille. Jos vihaat digisaarnoja ja sometyrkytystä, kannattaa kurkata tämä teksti läpi. 

Tavoitteenani ei ole käännyttää ketään, koska kriittinen saa olla ilman muuta. Ei ole mikään pakko digitouhottaa ja somesäätää. Lupaan silti antaa viisi sellaista vinkkiä, joista digikriitikkokin voi hyötyä. 

 

1. Siirry sähköisiin sopimuksiin

Jokainen yrittäjä tarvitsee allekirjoitettavia dokumentteja. Ne ovat usein tilausasiakirjoja, vuokrasopimuksia, sitovia tarjouksia, osakaslainapapereita, hallituksen pöytäkirjoja, työsopimuksia, tekijänoikeussopimuksia tai vaikka alihankintasopimuksia. 

Joskus näitä papereita joutuu setvimään reklamaatiotilanteissa, työsuhdekiistoissa ja pahimmillaan oikeudessa asti. Silloin ei ole kovin kätevää, jos dokumenttia on vain yksi kappale, ja sekin kipristyneenä jonkin kansion välissä. Surkeimmassa tapauksessa tärkeä dokumentti on kadonnut vuosien varrella muutossa, vesivahingossa, tihutyössä tai tulipalossa. 

Siirry siis allekirjoittamaan dokumentit sähköisenä. Tähän löytyy useita palveluita, kuten Adobe Sign, Vismasign ja Sopimustieto.fi. Lisää löydät googlaamalla. Kun ryhdyt käyttämään sähköisiä sopimuksia, samalla säästät postituskulujen vaivan ja rasittavan odottelun, sillä kaikkien osapuolten sähköiset allekirjoitukset putkahtavat pilveen usein jo tunnissa. 

Digitalisaatiota saa ja pitääkin vihata, mutta tärkeät dokumentit täytyy silti säilöä pilvessä tai sopimusten allekirjoituspalvelussa. Ne ovat tärkeä osa yrittäjän oikeusturvaa, ja niiden puuttuminen voi johtaa ongelmiin. 

 

2. E-kirja on kiireisen yrittäjän ratkaisu 

E-kirjat ovat rakkautta. Käytän itse kolmea eri "kirjahyllyä": yksi on Amazonin Kindle, toinen Applen iBooks ja kolmas Elisan Kirja. 

 

E-kirjojen käytettävyys on huippuluokkaa verrattuna paperikirjoihin. Niistä voi esimerkiksi vaihtaa illalla lukiessa taustan mustaksi ja tekstin valkoiseksi, mikä säästää silmiä. Jos taas luen englanninkielistä tekstiä enkä tunnista jotain ammattitermiä, voin klikata sitä ja saada eteeni sanakirjamääritelmän.

 

Sekin on kätevää, että sama kirja löytyy kännykästäni, padistani ja läppäriltäni. Voin siis lukea kirjaa junassa puhelimelta, ja työpöydän ääressä voin siirtyä läppärille jatkamaan saman opuksen ääressä. E-kirjaa ei voi hukata, repiä, polttaa eikä varastaa. 

 

Sähköisten kirjojen etuna on keveys. Voit ottaa lomalle ja työmatkalle mukaan vaikka korillisen kirjoja, ja ne painavat vain sen verran kuin kännykkäsikin. Lisäksi e-kirjasta on hyötyä myös luki- tai näkövaikeuksista kärsiville. Saat suurennettua tekstin niin, että riveistä tulee lyhyempiä, mikä auttaa katsetta pysymään oikealla rivillä. 

 

Kiireisen yrittäjän arjen kannalta e-kirjoissa on eräs tärkeä etu: voit tehdä tekstiin sanahakuja, etkä joudu pläräämään kirjaa ja etsimään tiettyä kohtaa. Sanahaun avulla löydät sen, mitä kirjailija sanoikaan alihankkijoiden kilpailuttamisesta tai myynnin mittaamisesta. 

 

Digitalisaatiota saa ja pitääkin vihata, mutta e-kirja tulee edullisemmaksi, monipuolisemmaksi ja nopeammaksi käyttää kuin paperikirja. Lisäksi säästät arvokasta varastotilaa (ja olet ekologinen), kun siirryt paperikirjoista sähköisiin.

 

3. Lunttaa ohjeet netistä 

Hukkasitko jonkin laitteen tai ohjelman käyttöohjeet? Ne löytyvät Youtubesta. Haluatko vaihtaa itse öljyt tai paikata revenneen sohvanpäällisen? Ohjeet löytyvät Youtubesta. Haluatko parantaa myyntiä tai kehittää uusia tuotteita? Niihinkin löytyy luentoja Youtubesta. 

Jos vihaat videoita, samat sisällöt löytyvät myös äänimuodossa podcasteina tai tekstimuodossa blogipostauksina ja asiantuntija-artikkeleina. 

Mitä tahansa haluatkin oppia, selvittää tai ratkaista, joku muu on jo oppinut, selvittänyt ja ratkaissut sen aikaisemmin – ja laittanut ohjeet nettiin. Sinun rooliksesi jää enää ohjeiden hyödyntäminen ilmaiseksi ja tarvittaessa muokkaaminen omiin tarpeisiin sopivaksi. 

Digitalisaatiota saa ja pitääkin vihata, mutta nettiä kannattaa silti käyttää omaksi hyödyksi. Säästät rahaa, kun et maksa kursseista. Säästät myös aikaa, kun voit kehittää taitojasi vaikka tänä iltana oman koneen ääressä. 

 

 4. Anna koneiden pitää kirjaa – ne ovat siinä parempia 

Tarvitsetko ajopäiväkirjaa? Lataa kännykkääsi esimerkiksi Matkat mukana -sovellus tai jokin muu lukuisista ajopäiväkirjasovelluksista. Et enää koskaan joudu etsimään muistilappuja, joille tuli kirjoitettua kilometrit toissaviikolta. 

Tarvitsetko työhyvinvointiin ja työssä jaksamiseen uniseurantaa tai askelmittaria? Nekin löytyvät kännykän sovelluskaupasta, ja monet täysin ilmaiseksi. Kun kytket puhelimeesi älykellon tai -sormuksen, saat kaupan päälle tarkat tiedot unesi laadusta ja kestosta. 

Haluatko tietää, minne työtuntisi kuluvat? Pidä tarkkaa työpäiväkirjaa, tuntiseurantaa tai projektipäiväkirjaa kännykkäsovellusten avulla. Tarjolla on useita sovelluksia, joita myös työntekijät voivat käyttää tuntiensa raportointiin. Tsekkaa esimerkiksi Duunissa.fi tai Kiho.

Digitalisaatiota saa ja pitääkin vihata, mutta valmiita laskureita ja mittareita kannattaa silti hyödyntää. Säästät rutkasti aikaa ja hermoja, kun tarvittava tieto kirjautuu automaattisesti talteen, eikä aikaa kulu enää kadonneiden muistilappujen metsästämiseen. 

 

5. Älä soittele äläkä juokse, vaan hoida netissä 

Puhelinasiakaspalveluihin on usein jonoa, ja pahimmillaan ne ovat kiinni silloin kuin yrittäjällä olisi vapaata. Vielä pahempaa on ajella autolla ympäri kaupunkia ja jonottaa vuorotellen vakuutusyhtiön ja toimistotarvikemyymälän tiskillä.

 

Niinpä kannattaa siirtyä hoitamaan kaikki mahdolliset asiat netissä. Tarjolla on vaikka mitä palvelua: 

• veroasiat omavero.fi-palvelussa 
• ruoat ja päivittäistavarat nettitilauksena suoraan kotiin tai työpaikalle 
• työkalut ja ict-laitteet verkkokaupasta työpajalle ja toimistolle 
• vakuutusasiat, teleyhteydet ja sähkösopimukset suoraan yritysten verkkopalveluissa
• ajanvaraukset netissä fysioterapeutille, lääkärille, parturiin, hierojalle, kosmetologille tai kampaajalle 
• mainokset ja ilmoittelu Facebookiin, Instagramiin tai muihin somekanaviin (on myös huomattavasti halvempaa ja tehokkaampaa). 

Digitalisaatiota saa ja pitääkin vihata, mutta kenenkään yrittäjän aika ei riitä jonottamiseen. Perusasioinnit kannattaa tehdä netissä, ja vasta poikkeustilanteet hoidetaan soittamalla. 

 

* * * 

 

ELY-keskusten kautta toteutetaan paljon erilaisia digitalisaatiohankkeita. Tässäkin blogissa on aiheesta kirjoitettu monesti. Tsekkaa kaikki digihankkeiden blogikirjoitukset täältä. 

 

* * * 

Katleena Kortesuo on yrittäjä, kouluttaja ja tietokirjailija, joka kirjoittaa tänä vuonna yhteensä 25 vierailijapostausta hankeblogiimme. Katleenan oma blogi on osoitteessa www.eioototta.fi.